上司への報告ってもの凄く「イヤ」じゃないですか？
私はものすっごくイヤでした。
上司の機嫌が悪かったり、タイミングが悪かったりすると、「今、忙しい！」と怒られる。
かと思えば、「なんでもっと早く言わないんだ！」と怒られる。
そんな理不尽な対応が続くと、上司への報告・相談は苦手意識が強くなってしまいます。
そして、勇気を出して報告をしたところで、「お前の話は分かりにくい」っと言われさらにブチ切れられます。
今回の記事を見ることで上司への報告を是非とも一緒に上手くこなしていきましょう！
上司への報告がうまくいかない理由
報告がうまくいかない理由は、上司が求めている答えとは違うことを報告しているときが大半です。
「なぜそうなってしまうのか？」
部下（私）の立場からすると、は今日起きた出来事を事細かく報告しなければ行けないと思ってしまうのです。
ですが、上司はその報告の中から自分がサポートできることやアドバイスできることはないかを常にアンテナを立てて聞いています。
それにも関わらず今日の仕事の内容で何か困ったことがあったのか、なかったのかを分からない。
そんな内容のない報告をしていては上司をブチキレさせてしまいます。
私としては一生懸命の報告をしても上司が聞きたい内容を報告できていなければ、その時間は上司にとって無駄に思われてしまうのです。
そうはいいつつも、上司がどんな報告を聞きたいかなんて社会人1年目や2年目の人は分かりませんよね😭
上司への苦手意識
上司への報告のたびに怒られていては、上司に対しての苦手意識ができてしまいますよね。
そうならないためには、やはり上司への報告をどうすれば怒られないかを考えて行かないといけません。
私の報告の何に原因があるのか？
どのタイミングで上司はイライラしているのか？
日々考えながら行動をしていくことで、上司に怒られない報告方法を探していきたいですよね。
この記事の後半では、上司に怒られないための報告のコツを書いていきます。
緊張して頭が真っ白になる
私自身上司への報告の際は、何から報告していいのか？が分からなくなってしまいます。
普段から報告のたび怒られていると報告することがイヤで頭の中が真っ白になってしまいます。
そうならないために、報告する前に自分の言葉を整理したり、紙に書いたりして対策すると良いかもしれません。
一度、同僚を相手に報告の練習してみるなど、上司への報告を慣れるための練習をしてみることもオススメですよ。
報告で伝えるべき内容
まず、必ずしなければならない報告は自分が抱えている仕事で何かトラブルがあったとき。
その際は、必ず報告が必要になってきますね。
トラブルや自分では判断できない内容、上司に許可が必要なとき、そのような際には上司というフィルターを通して仕事の判断が必要となってきます。
反対に、仕事が順調に言っているときや自分の判断で対応ができるとき。
一度、上司の判断をもとにクリアできた問題や、すでにマニュアルがあるトラブル対応については、報告までは必要でないときがあります。
そのときは、報告ではなく事後の連絡などで対応しても良いかもしれませんね。
ただ、上司の種類によって報告が必要なときと必要でないときがあるので、私たちは報告の判断に迷うんですよね。。。
報告をしたあとの状況を考える
- これは報告すべきことなのか？
- 報告をした後どんな反応がかえってくるか？
- 報告した場合のメリットとデメリットは？
などを必ず考えてください。
・営業活動の報告メールをしているが返事がない
・前に似たようなことを報告したとき仕事がやり辛くなった
報告をする前に、前回に報告したときの内容を思い出してみて、
これ報告しなくても良くないか？と思うことが結構出てきます。
そして、精神的負担や時間の浪費などがでてきて報告した場合のデメリットの方が大きそうなときは。。
どうすれば報告をしなくて済むだろうか？
という視点で考えましょう！
繰り返していけば、このプランでやれば報告しなくても解決できるな！
という考える力、自己解決力が身に付きます。
報告して「考えろ！」とか言われるのが嫌で、考える力、自己解決力が身に付く。
自分が傷つかないための、防御策を常に考えて、考える力を身につけていきましょう。
ここを抑えれば間違いない！上司への報告５つコツ
難しいのですが、上司への報告にはコツが存在します。
この５つを実践すれば上司からの印象が良いものになりますが、最初はすべてを意識するのは難しいかもしれません。
ですが1つずつ実践していき、上司への報告のハードルを低くしていきましょう。
1.嫌だと思う報告こそ早めに伝える
嫌な報告はついついタイミングをはかっていると遅くなりがちです。
だからといって、報告を後回しにしていては大変なことになるかもしれません。
報告はトラブル報告ほど速やかにすることを心がけましょう。
悪い内容だと気付いているものを遅く伝えてしまうと、上司からしてみれば、「今になってこんなことを伝えたのか！」「どうしてもっと早く報告しなかったのか！？」という気持ちになると思います。
上司が怒ることだけで済めばいいのですが、報告が遅かったために取り返しのつかないことになり会社に損害がでる、などというトラブルになっては大問題です。
上司への報告が早ければ早いほど、上司も考える余裕が生まれ適格な指示をだすことができます。
自分が怒られたくないからという自分本意の思いだけで報告が遅れることは、上司、そして会社に大きなダメージとなることを覚えておきましょう。
2.話すときは冷静に端的に
上司へ報告をするとき、皆さんはどのような表情、口調をしているでしょうか。
気を付けたいのは、冷静に自分の感情を含めないということがポイントです。
報告後に対応方法を聞きたかっただけなのに、高圧的な態度で指示をされることもあるかもしれません。
ですがそんなときも、怒りの表情をだしてはいけません。
結局は、自分の判断ではどうしようもできないのですから、そのときは理不尽に感じてもグッとこらえ、言われた指示をこなすようにしましょう。
冷静に指示をきき、適格に仕事ができる人物であることを印象づけるのです。
心を落ち着かせ、起きたことを冷静に伝えるのです。
報告は重要な仕事です。
ピンチのときこそ、感情を含めずに淡々と上司に報告するように努めましょう。
3.背景⇒結論⇒原因⇒状況によってプロセスを伝える
仕事ができる人は、結論から話すことを意識している人が多いです。
これは、上司への報告でも同様です。
しかし、いきなり結論から話しても何の話かを伝えないことには話が入ってこないので注意が必要です。
例えば、「部長、新規開発のブロジェクトで問題がおきました。」
って結論から話しても、新規開発のどのプロジェクトでどんな問題がおきたか分からないので、結論を話す前に、簡単に背景を伝えられるようにしましょう。
「部長、新規開発のプロジェクトの件でA支店からの発注漏れが発生しました。」
などと、最低限度、具体的で必要な情報を入れてから結論（結果）を伝えていきましょう。
その上で、その結論にいたった原因を話します。そうすることで、上司の頭の中で浮かんだ疑問をすぐに打ち消します。
最後に、上司がさらに問題を深ぼって聞いてこられたら問題が起きたプロセス（経過）を伝えます。
報告内容や上司の時間によっては、結論と原因さえわかれば良いときもあります。
短時間に必要な情報を端的に報告ができれば、仕事をよく理解していると認識され上司からの評価もあがるかもしれません。
4.プロセス（経緯）は時系列で話す
プロセスを説明するとき、大きなポイントとなった出来事を中心に話したくなりますが、報告の際は時間の順序で話すことを意識しましょう。
自分の中では、このプロセスから伝えれば良いかと思っていても、上司の立場からすると、「そのプロセスにいたったプロセス（経緯）」が知りたいこと、重要であることの場合もあります。
トラブル対処には、どのようなプロセスを踏んできたかも重要なポイントとなることが多くあります。
上司に、今起きている状態を適格に判断してもらうために、どのようなプロセスを踏んで、どこに問題があったかを把握してもらう必要があります。
5.話す前に伝えることを紙に書く
そうはいいつつも、トラブル対応の報告をする際はいつも以上に緊張すると思います。
私も現にトラブル報告をする際は、落ち着いて報告をできなかったことが多々あり、その度に上司をブチ切れさせてきました。
そんなときは、先ほどの背景→結論→原因を紙に書いてまとめてみましょう。
そしえて、書いたあとは自分で読んで、説明に違和感がないかを確認してみます。
もしくは、まわりに同僚や話しやすい先輩がいるならばまずは、先輩や同僚を相手に報告の練習をしてみましょう。
そうすることで、かなり落ち着いて報告ができるようになりますよ。
たかが報告。されど報告です。
報告の仕方で仕事の評価はガラリと変わりますので、報告は非常に大事な仕事の一つです。
入念に準備して取り組みましょう。
上司へ報告するタイミングはいつがベスト？
次に、上司への報告が苦手な理由に
- いつ話しかけたら良いのか
- 報告するタイミングがわからない
- 機嫌がわるいときがある など
いつも忙しそうな上司の様子をうかがってばかりで、報告が遅れてしまったという人がいるかもしれません。
大前提として、緊急を要する報告なら上司の様子など関係なく、すぐに報告するようにしましょう。
急ぎではないが相談をしたいときや、仕事の判断をあおぎたいときの報告というよりも相談ベースの話は、基本、朝イチはあまりおすすめしません。
出社してすぐに、上司を待っていたかのように報告をされると、さほど悪い内容ではない報告でも、鬱陶しく感じてしまう人がいるためです。
ここで、鬱陶しさを発揮する上司も人としてどうかと思うのですが、極力怒られる材料は減らしておきましょう。
また、昼食前や退社前もおすすめしません。
お昼前はお腹が空いていて気が立っているのが大半の人です。
また、もう家に帰ろうという気持ちの上司を引き留めてしまうと、上司を焦らせてしまいます。
そのような状態で急いで報告をしても上手く伝わりませんし、上司もイライラして適格な指示がだせなくなってしまいます。
上司への報告はお互い時間に余裕がもてるときにし、「タイミングが悪い人間」と思われないよう気を付けましょう。
昼食後のリラックスタイムのとき
報告や相談のゴールデンタイムとして、昼食後の30分後あたりが一番良い時間帯です。
お昼ご飯を食べて満腹中枢が満たされており、上司のリラックスした状態を見極めて話していきましょう。
私の中のおすすめタイムは13時半〜14時です。
業界によって上司がお昼を取る時間に誤差があるかもしれませんので、お昼を食べてリラックスした状態の上司を見極めて報告をしていきたいですよね。
まわりに味方になってくれそうな先輩がいるとき
報告をする際は、できるだけ1vs1での状況でするのは避けましょう。
もちろん、1vs1で言う方がいいときもあるのですが、仕事のちょっとした相談は誰かが近くにいるときにすることをお勧めします。
なぜなら、上司との報告での言った言わないを防ぐためにも周りに誰かがいてもらっていた方が後のトラブルを回避できるからです。
世の中にはクソ上司と言われる自分の保身のみを守る上司も残念ながらいます。
そのような上司とわざわざ1vs1で話す必要はありません。
できるかぎり周りを巻き込んで相談をするようにしましょう。
報告の方法は？電話 or メール or 直接話す ? 状況で使い分けよう
上司への報告の種類によって電話・メール・直接話すで使い分けも可能です。
もちろん基本は、直接話すことをおすすめします。
なぜなら、直接話すことによって上司からの質問にそのつど答えられたり、指示の変更にもそのときどきに対応できるからです。
しかし、上司に直接話して時間をとってもらう必要がない報告もあるかと思います。その際はメールを勧めます。
ただし、メールで報告する内容は、
- 上司の指示が不要
- 進捗状況を伝えるのみ
など、一方通行の報告で問題がない内容にしましょう。
メールにしようか直接話そうか悩む内容は、迷わず直接話すことをおすすめします。
電話での報告は、外出先から緊急を要するときなどにおこないます。
あらかじめ上司にどのような事態になったか「結論」と「原因」だけでも電話で伝えて、会社に戻ってからプロセスを詳しく話すのも方法です。
電話は基本、緊急を要する場合などに概要を先に伝えるときに有効ですね。
報告後、改善案まで言えれば更に評価は高まる
ここまでお伝えしたことを上司への報告時に実践すれば、悪い評価になることは少なくなると思っています。
もし、先ほどの報告のコツ5選を実践してみて怒られたときは、私へ連絡をお願いします🙇
さらに、一緒に対策を考えていきましょう。
その前に、先ほどの内容にもうひとつ補足と付け足しておきます。みなさんが、ワンランク上のビジネスパーソンを目指すなら、ただの報告だけではなく、そこに改善案まで加えるようにしていきましょう”
上司へ報告をおこない、その報告をきいて上司が指示を出す…の繰り返しでは、何の進歩もなく、いつまでも上司の指示で仕事をしているだけになってしまいます。
報告の最後に、新たなアイデアを上司に提案できれば、これまでの報告の一歩先をいくものになります。
改善策まで伝えることができれば、どんなに悪い内容で怒られる報告であったとしても、自分の仕事のミスを適格に伝え、そのミスを仕事で取り返そうとしている姿勢が評価されるはずです。
ただ報告をすることだけに意識を向けるのではなく、本当に大切なのはその起きた問題に対してどのように対処するかということです。
上司報告のまとめ
今でこそ上司への報告は苦ではなくなってきましたが、 新卒1年目2年目は本当に上司への報告が苦痛でした。
しかし、あるとき上司への報告が上手にできたときがあって その成功体験から上司への報告が苦でなくなったことがありました。
上司への報告がスムーズにできた理由は、報告のコツ5選でも書いていましたが前もって伝えることを紙に書いて紙を読みながら報告することで上手くいきました。
それでも、やはり部下は上司を選べません。
また、異動などが少ない部署であれば 20年30年とその上司と付き合っていかねばならないときもあります。
信頼できる上司とそうでない上司がいるのも事実です。
（⬇️そんな信頼できる人、できない人の特徴を以前にブログでかいています⬇️）
私の前職の上司は、報告どうこうの問題ではなく人間的にどうしてもあわない上司だったので、今は転職をして自分なりの理想の働き方ができています。
理想な働き方って何？
って少しでも興味のある方がいましたらブログからでもTwitterからでもメッセージくださいませ。
これからも働く人が楽しく幸せに働けるコツを発信していけるよう、私自身、日々考えてブログを書いていきます！
このたびは、当ブログへお越し頂きありがとうございました。
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